Als Parts Coordinator ben je een spilfiguur binnen onze onderdelenafdeling. Je zorgt ervoor dat de juiste onderdelen op het juiste moment bij onze workshops terechtkomen, je ondersteunt zowel onze interne teams als externe klanten en je draagt actief bij tot een efficiënte parts-flow binnen onze organisatie. Je bent het aanspreekpunt voor zowel onze verkoopteams, technici als klanten en werkt nauw samen met leveranciers en logistieke partners.

Je werkt in een dynamisch team dat verantwoordelijk is voor de merken Mercedes, Mercedes Vans en XPENG in onze vestiging in Gent (Zeeschipstraat).

Belangrijkste verantwoordelijkheden 📦🚗

Voorraad- en bestellingenbeheer

• Beheren van de dagelijkse onderdelenvoorraad en voorraadniveaus.

• Plaatsen van bestellingen bij leveranciers en opvolgen van levertijden.

• Proactief signaleren van onderdelen met lage voorraad en tijdig herbevoorraden.

• Controleren van ontvangen onderdelen op kwantiteit, kwaliteit en correcte levering.

Orderverwerking & administratie

• Ontvangen en verwerken van onderdelenorders via systeem en telefoon.

• Facturatie en verwerking van onderdelenorders in het ERP-systeem.

• Beheren van retourzendingen, creditnota’s en garantieaanvragen.

• Opmaken en bijhouden van juiste documentatie en dossiers volgens interne procedures.

Klantenservice & advies

• Eerste aanspreekpunt voor interne klanten (service advisors, technici) betreffende onderdeleninformatie.

• Proactief ondersteunen van externe klanten met accurate informatie, prijzen en levertijden.

• Opvolgen van speciale aanvragen en last-minute orders.

Coordination & communicatie

• Coördineren van onderdelenleveringen tussen leveranciers, vestigingen en technische teams.

• Periodieke communicatie met aftermarket leveranciers over status van orders en claims.

• Afstemmen met Aftersales-, Service- en Logistieke teams voor optimale workflow.

Analyse & rapportering

• Monitoren van onderdelenprestatie (rotatie-cijfers, stock-turnover, dead stock, etc.).

• Opstellen van rapporten en voorstellen voor procesverbetering.

• Bijdragen aan forecasting en planning samen met management.

Wie ben jij? 👤

• Je bent georganiseerd, nauwkeurig en proactief.

• Je hebt een commerciële én logistieke ingesteldheid.

• Je beschikt over een klantgerichte houding en goede communicatieve vaardigheden.

• Ervaring binnen een onderdelen-, service- of logistieke functie is een plus.

• Je werkt graag in teamverband maar kan zelfstandig prioriteiten beheren.

• Kennis van ERP-systemen is een voordeel.

Wat bieden we? 🎁

• Een uitdagende functie binnen een groeiende automotive omgeving.

• Werken met premium en innovatieve automerken.

• Enthousiast en open team.

• Mogelijkheden voor opleiding en doorgroei.

• Marktconforme verloning & extralegale voordelen.